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Réunionnite aïgue, mort et fin

Connaissez-vous beaucoup de réunions d’entreprises qui ne se terminent pas par une impression de travail inabouti ou d’échec ?
Pour pallier ce type d’expérience il existe pourtant quelques règles de base toutes simples.
Et efficaces.

Le constat

Dans le monde professionnel, les réunions permettent aux différentes équipes de faire le bilan de leurs actions, de se concerter pour mettre en œuvre des projets ou d’optimiser la stratégie de l’entreprise. Malheureusement, il arrive trop souvent que ce type de concertation ne mène nulle part et crée un sentiment d’échec auprès des intervenants ainsi que des participants. La cause ? Une méthodologie inappropriée pour confronter les idées et aider à leur traitement.
Pour y remédier, focus sur le mécanisme d’une réunion et sur les astuces pour le mener à terme.

Les essentiels

Avant de commencer une réunion ayant pour but d’apporter un changement, il convient de procéder à une préparation minutieuse et méthodique.

La durée
Durant cette étape, il est recommandé d’établir la liste des participants à la réunion ainsi que le temps de parole accordé à chaque intervenant. Bien qu’il existe un consensus définissant le temps de parole de chacun à 5 minutes, il revient à chaque entreprise de choisir la durée idéale.
Il est également nécessaire de définir la durée totale de la réunion en incluant les pauses dans le calcul.

La préparation
En tout premier lieu : l’ordre du jour que chaque participant aura suffisamment à l’avance, doit avoir une structure précise définissant les points à traiter et l’objectif de la réunion.
il est ensuite conseillé d’établir le processus qui dictera le déroulement de la réunion. Pour cela, le protocole à suivre doit être clairement défini pour prendre la parole ou pour réagir. Finalement, un modérateur (ou un animateur) doit être désigné pour se charger du respect des règles. Il s’agit souvent de celui ou celle qui maîtrise le sujet de la réunion, ce qui évite les pertes de temps ainsi que les discussions stériles.
Souvent, c’est une autre personne qui est désignée comme secrétaire de séance. En désigner un différent à chaque fois est une formule équitable qui responsabilise chacun (et oblige à suivre sinon mieux).
À noter que certaines entreprises peuvent définir des règles supplémentaires comme l’interdiction de procéder à des apartés, de sortir son smartphone (et oui !) ou l’obligation de prendre des notes.

La réunion comme si on y était
D’abord,il faut oser débuter la réunion à l’heure, quitte à refuser les retardataires.
Ensuite, le premier réflexe du modérateur consiste à présenter (ou faire se présenter) les participants (si nécessaire) ainsi que l’ordre du jour. C’est là que l’elevator pitch prend tout son sens. Une fois l’enjeu de la réunion rendu clair pour chacun, le modérateur doit ensuite enchaîner avec l’énonciation des règles pour garantir le bon déroulement de la réunion ainsi que l’ordre d’intervention s’il y en a un. C’est là que la réunion peut vraiment commencer.

Les faits, les faits, les faits
Pour que les interventions restent toujours pertinentes, il est recommandé de commencer par les faits avant d’enchaîner avec la réflexion. Cette méthode permet de garder la discussion fluide, logique et facile à suivre.
Il peut aussi être intéressant de présenter le but de chaque intervention avant d’entamer le discours qui s’y rapporte pour que le modérateur puisse prévenir un éventuel hors-sujet. Dès que les idées convergent, le modérateur peut prendre la parole et conclure la réunion. Si nécessaire, la discussion peut être prolongée aux méthodes pour mettre en application les résolutions prises pendant la réunion. Il est toutefois possible de reporter ces échanges à une autre session plus technique.

Une fois le chrono écoulé, il est temps de conclure.
Et un compte rendu écrit de la réunion est bien sûr nécessaire… il servira de support à la prochaine qui ne sera pas, promis, la foire ;-)*

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Du bon sens

Un processus logique et structuré qui part d’un point A à un point B avec une trajectoire précise est le meilleur moyen d’obtenir une réunion efficace. L’improvisation est l’ennemie du résultat et de la pertinence.

*Foire = fête foraine = où on s’amuse au lieu de travailler

Sources : « Communication ou manipulation » (Société Internationale de Recherche Interdisciplinaire sur la Communication), Les Echos.
Copyright : Shutterstock « a swinging fair ride… »

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