Mal organisé.e ? Eisenhower vous sauve la vie

La méthode d’Eisenhower ça vous parle ?

Gérer son temps comme un chef

Technique utilisée dans l’armée, connue pour être née avec le débarquement en Normandie, elle a fait ses preuves en termes d’organisation et peut être utilisée quand vous ne savez plus comment vous organiser. Gérer vos priorités par exemple.
Le principe est assez simple, il s’agit de classer les tâches que vous avez à faire selon 2 critères :
– leur importance
– leur niveau d’urgence.

1. Les tâches importantes et urgentes

Ce sont les priorités absolues, que vous ne pouvez ni oublier ni déléguer. Par exemple celles dont le travail d’autres personnes dépendent (genre validation à faire sur brief pour que les équipes créatives débutent) ou bien celles qui peuvent vous coûter cher si vous ne les faites pas dans le temps imparti (genre déclaration impôts ou facture à envoyer).

2. Les tâches peu importantes mais urgentes

De niveau 2 ces missions peuvent être réalisées sans y passer beaucoup de temps car elles ne sont pas primordiales. Donc, on s’en débarrasse, ne serait-ce que pour avoir un planning moins asphyxié.

3. Les tâches importantes mais non urgentes

Celles que l’on relègue le plus facilement dans nos agendas (genre la ligne qu’on reporte de jour en jour). Stop. Prévoyez plutôt une date limite pour ces missions de fond qui méritent toute votre attention (c’est souvent la raison pour laquelle le manque de temps nous les fait repousser). Cela dit, si elles ne sont finalement pas prioritaires c’est qu’elles n’étaient pas si importantes que cela non ?

4. Les tâches ni importantes ni urgentes

A faire en dernier, une fois qu’on a fait toutes les autres… Alors qu’on a plutôt (trop) tendance à faire passer en priorité par souci de facilité. L’exemple parfait des mails que vous consultez toutes les 5 minutes et qui vous mangent votre temps. Or, il s’agit de tâches que vous pouvez reléguer ou déléguer.

La méthode préconisée par Eisenhower consiste à noter  toutes les tâches que vous avez à faire et à les placer dans la matrice ci-dessus. On vous a fait exprès un petit schéma à la main mais bien sûr, vous n’êtes pas obligé de vous faire un dessin géant sur le mur. Une déclinaison « numérique » efficace consiste à noter dans votre agenda électronique les tâches à faire en donnant une date et une heure (la base) mais aussi une couleur parmi les 4 décrivant les niveaux ci-dessus.
Reste à prendre la bonne habitude qui consiste à checker chaque fin de journée ce qui n’a pas été fait et à la reporter au jour suivant… sans changer la couleur.

Vous avez besoin d’autres idées ou méthodes pour mieux gérer votre temps ? Rendez-vous ici avec une liste de 40 idées dans lesquelles vous pouvez piocher : Mieux gérer son temps c’est facile !